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Analisi dei requisiti

Osservazioni preliminari
  • La biblioteca di S. Giustina annota nel protocollo tutte le informazioni necessarie alla gestione della corrispondenza.
  • Il protocollo si compone di due parti principali: la prima (carico) è riservata ai documenti ricevuti dalla biblioteca, mentre la seconda (scarico) è per i documenti spediti dalla biblioteca.

    Dati che è necessario gestire per legge
  • La biblioteca mantiene il protocollo per legge, quindi alcune informazioni devono necessariamente essere gestite per ragioni legali; per lo stesso motivo, inoltre, è necessario che l'applicazione di Basi di Dati sia in grado di produrre un output su carta con la stessa struttura del protocollo attuale.
  • Per ogni documento ricevuto, devono essere registrati sotto la voce "carico": la data di arrivo del documento, la persona o l'organizzazione che hanno inviato il documento, l'oggetto del documento, il riparto al quale il documento è assegnato. Spesso, ma non sempre, vengono inoltre registrati la data e il numero eventualmente riportati sul documento stesso, nonché il tipo del documento (lettera, fax, ecc.).
  • Per ogni documento inviato dalla biblioteca, devono essere registrati sotto la voce "scarico": la data di invio del documento (è la data riportata sul documento), la persona o l'organizzazione che riceveranno il documento, l'oggetto del documento. Nel protocollo è inoltre disponibile un campo "annotazioni" nel quale viene spesso indicato il riparto nel quale la biblioteca conserva una copia del documento inviato.
  • Ad ogni documento viene assegnato un numero progressivo di protocollo; la numerazione riparte da zero all'inizio di ogni anno, quindi esistono documenti di anni diversi con lo stesso numero di protocollo.
  • Nel protocollo cartaceo, se un documento viene inviato in risposta a un documento ricevuto in precedenza, allora documento inviato e documento ricevuto hanno, per comodità, lo stesso numero di protocollo. Questo vincolo non deve necessariamente essere rispettato nell'applicazione informatica di gestione del protocollo: tuttavia, è necessario memorizzare nella base dati informazioni sufficienti a ricostruire il legame documento ricevuto-documento inviato in risposta.

    Dati aggiuntivi di interesse
  • Ha interesse gestire le seguenti informazioni relative alle persone e alle organizzazioni con cui si intrattiene una corrispondenza: il nome della persona o dell'organizzazione, l'indirizzo, la città, il C.A.P., il numero di telefono e il numero di fax; nel caso di organizzazioni, è inoltre importante memorizzare il nome della persona fisica con la quale la biblioteca è in contatto.
  • La biblioteca dipende dal Ministero dei Beni Culturali ed Ambientali: per questa ragione, lo scambio di corrispondenza con uffici ministeriali è particolarmente copioso, e diventa importante distinguere tra le varie divisioni e sezioni di uno stesso ministero.
  • Di molte persone non è noto il codice fiscale, e non è possibile venirne in possesso; alcune organizzazioni, inoltre, non hanno né partita IVA né, naturalmente, codice fiscale.
  • Talvolta, l'arrivo di un documento importante è preannunciato da un fax: in questi casi, anche la data del fax deve essere registrata.
  • I documenti che giungono alla biblioteca possono essere affidati, per ragioni amministrative o per consultazione, ad un dipendente della biblioteca o ad un soggetto esterno: ha quindi interesse memorizzare informazioni sufficienti a identificare l'affidatario e quindi a reperire un documento in caso di bisogno. Per i dipendenti interni, è sufficiente memorizzare il nome e il cognome; per i soggetti esterni, invece, sono necessari anche l'indirizzo e il numero di telefono. Un documento può essere affidato ad una solo soggetto alla volta, ma può essere affidato a soggetti diversi in momenti diversi. Un documento non può essere affidato più di una volta allo stesso soggetto.
  • È infine interesse della biblioteca tenere un registro di tutte le operazioni di aggiornamento e interrogazione della base dati, associando ciascuna operazione al dipendente della biblioteca che l'ha compiuta: per ogni operazione, andranno memorizzati la data, l'ora e il tipo di operazione.

    Operazioni più frequenti sui dati
    Riportiamo qui di seguito un elenco delle operazioni che, sulla base delle informazioni raccolte, verranno più frequentemente eseguite sulla base di dati.
  • OP1: inserimento di tutti i dati relativi ad un nuovo documento (comprese le informazioni sul mittente) e assegnazione del documento ad un riparto.
  • OP2: assegnazione di un numero di protocollo ad un documento che dovrà essere spedito dalla biblioteca, ma non è ancora stato scritto; in questo caso, viene specificato l'oggetto del documento ma non il destinatario e il riparto a cui un documento verrà assegnato. Questa particolare operazione è necessaria perché il numero di protocollo è legato all'ordine cronologico in cui i documenti vengono acquisiti: ad esempio, se un documento x ha un numero di protocollo più basso del documento y, allora x è stato inviato (o ricevuto) prima di y. Usando OP2, un dipendente può "bloccare" il numero di protocollo del documento che si appresta a scrivere, in modo che nei giorni successivi altri documenti possano essere inseriti nella base di dati senza violare l'ordine cronologico.
  • OP3: inserimento del codice di un nuovo riparto, e della relativa descrizione.
  • OP4: inserimento di tutti i dati relativi a un nuova persona o a una nuova organizzazione con cui si intrattiene una corrispondenza.
  • OP5: inserimento di tutti i dati relativi a un nuovo membro del personale, interno alla biblioteca oppure esterno.
  • OP6: affidamento di un documento ad un dipendente della biblioteca o a una persona esterna.
  • OP7: notifica della restituzione di un documento.
  • OP8: inserimento, nell'apposito registro, di una operazione compiuta sulla base di dati. Con ogni probabilità, questo inserimento verrà eseguito automaticamente dal software applicativo di gestione della base di dati.
  • OP9: modifica delle informazioni su un documento. A parte i casi di completamento delle informazioni relative ai documenti inseriti con OP2, il dato che più spesso viene modificato è probabilmente il riparto.
  • OP10: modifica della descrizione di un riparto.
  • OP11: modifica dei dati relativi a una persona o un'organizzazione con cui si intrattiene una corrispondenza; probabilmente, le informazioni che saranno modificate con maggior frequenza sono quelle relative agli indirizzi e ai numeri di telefono.
  • OP12: modifica dei dati relativi a un affidatario di documenti.
  • OP13: modifica delle autorizzazioni di accesso alla base dati concesse a un dipendente della biblioteca.
  • OP14: cancellazione dei dati relativi a una persona o un'organizzazione con cui si intrattiene una corrispondenza. In realtà, come spiegato meglio più avanti, i dati non possono venir effettivamente cancellati pena la distruzione dei legami con i documenti scambiati con tale persona o organizzazione; la cancellazione viene quindi "simulata" mediante la modifica di un apposito attributo.
  • OP15: cancellazione dei dati relativi a un affidatario di documenti. Per questa operazione, valgono le considerazioni già fatte per OP14.
  • OP16: ricerca di tutti i documenti relativi ad uno specifico oggetto. Dato che il contenuto del campo oggetto del protocollo non ha una struttura ben stabilita, questo tipo di ricerca si gioverebbe molto di tecniche di information retrieval.
  • OP17: ricerca di tutti i documenti di un certo tipo (tutte le lettere, tutti i fax, ecc.).
  • OP18: ricerca di tutte le informazioni su un documento di cui si conoscono soltanto l'anno e il numero di protocollo.
  • OP19: ricerca di tutta la corrispondenza inviata dalla biblioteca in risposta ad uno specifico documento;
  • OP20: ricerca, in relazione ad un preciso documento scritto dalla biblioteca, del documento "padre" che ne ha causato l'invio.
  • OP21: ricerca di tutti i documenti inviati alla biblioteca da una persona o un'organizzazione specificata.
  • OP22: ricerca di tutti i documenti arrivati in un certo intervallo di tempo (in un anno, in un mese, posteriori o successivi a una certa data, ecc.).
  • OP23: ricerca di tutti i documenti assegnati ad un determinato riparto.
  • OP24: ricerca di tutti i documenti che sono stati prestati ma non ancora restituiti.
  • OP25: ricerca di tutte le informazioni relative ad una organizzazione o una persona che intrattiene corrispondenza con la biblioteca.
  • OP26: ricerca di tutti i documenti affidati ad una certa persona.
  • OP27: determinazione delle operazioni compiute da uno specifico dipendente sulla base di dati.
  • OP28: ricerca di tutte le operazioni di uno specifico tipo (modifica, cancellazione, ecc.) compiute sulla base di dati.
  • OP29: ricerca di tutte le operazioni compiute sulla base di dati in un determinato intervallo di tempo (dall'inizio del mese corrente, dall'inizio dell'anno, ecc.).
    È naturalmente probabile che queste ricerche vengano combinate: ad esempio, un utente potrebbe cercare tutti i documenti arrivati negli ultimi tre mesi (OP22) e poi, tra questi, selezionare solo quelli inviati da una specifica organizzazione (OP21).

    Altri requisiti dell'applicazione
  • Hanno accesso al protocollo il direttore della biblioteca e un numero limitato di dipendenti della biblioteca; i dati verranno conservati in un personal computer non collegato in rete e situato fisicamente nell'ufficio del direttore: di conseguenza, vista anche la natura dei dati, sicurezza e multiutenza non sono requisiti fondamentali per gli utenti.
  • L'applicazione dovrà rimanere in servizio per un periodo di tempo molto lungo (potenzialmente, decine d'anni!): l'affidabilità e la robustezza ai crash sono quindi proprietà fortemente desiderabili.

    Glossario dei termini
    I termini più significativi relativi all'analisi dei requisiti sono raccolti nella seguente tabella:

    Termine Descrizione Sinonimi Collegamenti
    Affidatario Dipendente o soggetto esterno che ha in custodia un documento - Dipendente, Documento
    Campo Spazio riservato, nel protocollo, alla memorizzazione di un dato - Oggetto, Riparto
    Carico Parte del protocollo in cui si registrano le informazioni sui documenti ricevuti dalla biblioteca - Protocollo, Scarico
    Dipendente Dipendente della biblioteca Personale interno Affidatario, Documento
    Divisione Parte di un'organizzazione dedicata ad un'unica funzione - Organizzazione, Sezione
    Documento Qualsiasi materiale scritto ricevuto o inviato dalla biblioteca e che deve essere archiviato Fax, Lettera, Missiva Affidatario, Organizzazione, Persona
    Oggetto Argomento di cui un documento parla Argomento, Contenuto Documento
    Organizzazione Tutte le istituzioni che non sono persone fisiche e con cui la biblioteca intrattiene una corrispondenza Associazione, Ente, Azienda Carico, Documento, Scarico
    Persona Persona fisica con cui la biblioteca intrattiene una corrispondenza Corrispondente Carico, Documento, Scarico
    Protocollo Registro in cui vengono annotate tutte le informazioni relative alla corrispondenza - Campo, Carico, Scarico
    Riparto Categoria amministrativa a cui un documento è associato Classifica Documento
    Scarico Parte del protocollo in cui si registrano le informazioni sui documenti inviati dalla biblioteca - Carico, Protocollo
    Sezione Parte di una divisione - Divisione, Organizzazione

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