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Progettazione concettuale

Lo schema E-R
Il gruppo ha deciso di eseguire congiuntamente questa fase della progettazione: questa scelta è stata motivata sia da ragioni pratiche, sia dalla necessità di garantire che tutti i membri del gruppo abbiano la massima dimestichezza con la struttura dei dati da rappresentare.
Per la progettazione concettuale, si è seguita una strategia inside-out: si è partiti dal concetto più importante, cioè quello di "documento", e a partire da questo ci si è via via allargati in modo da comprendere tutti i concetti di interesse (mittente, dipendente, operazione, ecc.). Per chiarire i dubbi sorti nello stendere lo schema, ci si è rivolti ai committenti presso la Biblioteca di Santa Giustina: in base alle loro risposte, si sono modificati lo schema concettuale e, quando necessario, i requisiti del progetto (come è facile immaginare, questa fase del lavoro è stata svolta congiuntamente all'analisi dei requisiti).
Al termine della progettazione, si è ottenuto il seguente schema concettuale:


Per vedere una versione ingrandita dello schema, basta fare clic sull'immagine qui sopra.

Documentazione dello schema E-R
Innanzitutto, ecco il dizionario dei dati:

Entità Descrizione Attributi Identificatore
Mittente Persona o Ente destinataria o mittente Denominaz1, Denominaz2, Obsoleto, Telefono, FAX, Via, Città, CAP Denominaz1, Denominaz2
Organizzazione Organizzazione mittente o destinataria della corrispondenza per e dalla biblioteca Denominaz1, Denominaz2, Obsoleto, Telefono, FAX, Via, Città, CAP, Part_IVA, Tramite Denominaz1, Denominaz2
Persona Persona mittente o destinataria della corrispondenza per e dalla biblioteca Denominaz1, Denominaz2, Obsoleto, Telefono, FAX, Via, Città, CAP, Titolo, Cod_fisc Denominaz1, Denominaz2
Riparto Riparto nel quale la corrispondenza ricevuta è archiviata Codice, Significato Codice
Documento Documento ricevuto o inviato dalla biblioteca Numero, Anno, Oggetto, Data, Tipo Numero, Anno
Carico Corrispondenza in entrata nella biblioteca Numero, Anno, Oggetto, Data, Tipo, Data_atto, Numero_atto, Data_FAX Numero, Anno
Scarico Corrispondenza in uscita dalla biblioteca Numero, Anno, Oggetto, Data, Tipo, Annotazioni Numero, Anno
Affidatario Dipendente della biblioteca o soggetto esterno a cui vengono affidati dei documenti Nome_prim, Nome_sec, Obsoleto Nome_prim, Nome_sec
Dipendente Personale interno alla biblioteca, che può essere autorizzato alla manipolazione dei dati Nome_prim, Nome_sec, Ufficio, Autorizzazione, Obsoleto Nome_prim, Nome_sec
Soggetto Esterno Persona o organizzazione esterna alla biblioteca a cui sono stati affidati dei documenti Nome_prim, Nome_sec, Indirizzo, Num_telefono, Num_FAX, Obsoleto Nome_prim, Nome_sec
Operazione Operazione compiuta da un dipendente sulla base di dati Data_operaz, Ora_operaz, Tipo_operaz Nome_prim, Nome_sec, Data_operaz, Ora_operaz

Relazione Descrizione Entità coinvolte Attributi
Spedizione Associa al documento il suo mittente/destinatario Mittente, Documento -
Assegnazione Associa un documento al relativo riparto Riparto, Documento Data_assegnazione
Corrispondenza Associa ad un documento pervenuto le successive risposte Carico, Scarico -
Affidamento Associa un documento prestato al soggetto che ne ha fatto richiesta Carico, Affidatario Data_inizio_aff, Data_fine_aff
Registrazione Associa all'operazione l'utente che l'ha svolta Dipendente, Operazione -

Alcuni attributi, inoltre, meritano qualche parola di spiegazione.
Gli attributi "Denominaz1" e "Denominaz2" identificano univocamente le occorrenze della entità "MITTENTE", sia quando queste rappresentano persone che quando rappresentano organizzazioni: nel primo caso "Denominaz1" è il cognome della persona e "Denominaz2" è il nome, mentre nel secondo "Denominaz1" è la ragione sociale dell'organizzazione e "Denominaz2" indica la parte dell'organizzazione (ufficio, sezione, ecc.) con cui si ha a che fare. Per quanto riguarda le persone, il gruppo è consapevole che, in generale, nome e cognome non sono sufficienti per una identificazione sicura: in questo specifico caso, tuttavia, dall'analisi dei requisiti è emerso che le omonimie sono estremamente rare e, soprattutto, che non sempre è noto il codice fiscale delle persone; di conseguenza, nome e cognome costituiscono l'unico identificatore possibile.
Gli attributi "Nome_prim" e "Nome_sec" dell'entità "AFFIDATARIO" hanno lo stesso significato degli attributi "Denominaz1" e "Denominaz2" appena discussi.
L'attributo "Obsoleto" della entità "MITTENTE" indica che una organizzazione o una persona non intrattengono più corrispondenza con la biblioteca; i nomi di tali mittenti, comunque, rimangono associati ai documenti già archiviati, e pertanto devono essere mantenuti nella base di dati. La stessa osservazione vale per l'entità "AFFIDATARIO": un dipendente può cessare la sua collaborazione con la biblioteca, e di ciò bisogna tenere conto (per cancellare, ad esempio, le sue possibilità di accesso alla base di dati o agli archivi dei documenti), ma le informazioni sul dipendente devono essere conservate per risalire alle operazioni compiute sulla base di dati o ai documenti affidatigli durante la sua attività.
Esistono infine i seguenti vincoli di integrità che non è possibile rappresentare sullo schema:
  • un carico non può essere affidato più volte a uno stesso soggetto, né (naturalmente) a più soggetti contemporaneamente;
  • il personale interno privo di autorizzazione non può compiere sulla base dati le operazioni di inserimento e di modifica;
  • i numeri dei documenti relativi a uno stesso anno devono essere consecutivi. In altre parole, non sono ammessi "buchi" nella numerazione dei documenti;
  • per un affidamento, la data di inizio affidamento deve precedere la data di fine affidamento.

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