1. Premessa
La gestione delle Commissioni di Laurea del DEI coinvolge a vario titolo la Segreteria Studenti (SSTU) di Ingegneria, la Scuola di Ingegneria, la Segreteria Didattica (SDID) del DEI. Le attività sono regolate dal Regolamento Didattico di Ateneo (RDA) e dalle delibere, tuttora valide, dell’ex Consiglio di Facoltà.
Con riferimento alle scadenze di Ateneo, SDID scarica da UNIWEB l'elenco completo dei laureandi e dei rispettivi relatori suddivisi per corso di laurea.
SDID gestisce ed organizza le sedute di Laurea Triennali (TR) tenendo conto della disponibilità delle aule del DEI, mentre per le altre Lauree (Quinquennali-VO, Specialistiche-LS e Magistrali-LM) tiene conto della disponibilità dell’Aula Magna di Ingegneria.

2. Convocazione delle Commissioni di Laurea
2.1 Stesura e comunicazione del prospetto delle sedute di Laurea

SDID provvede alla compilazione di un prospetto predisposto ad uso interno contenente le seguenti indicazioni:

• date delle sedute di Laurea;
• nomi dei relatori e numero dei laureandi per ciascuno;
• il numero totale previsto di laureandi per seduta che possono essere da 10 a 13 per la Laurea Quinquennale, Specialistica LS e Magistrale-LM, mentre per la Laurea Triennale TR si possono raggiungere 40 laureandi.

Per la stesura del prospetto SDID:

• raggruppa i laureandi per docente
• consulta il “Calendario di Laurea” (allegato 1), predisposto dalla Scuola di Ingegneria, e la “Lista delle preferenze” espresse dai docenti per la partecipazione alle sedute di laurea durante l’A.A. (allegato 2).

Per completare il prospetto, vengono contattati telefonicamente e/o via e-mail i relatori per avere conferma della loro disponibilità e/o per esprimere eventuali preferenze in base alle date proposte.
SDID predispone il decreto per la nomina da parte del Direttore del Dipartimento della Commissione di Laurea. Tale decreto viene depositato in segreteria in un’apposita cartella. (Allegato 3)

2.2 Stesura e distribuzione del “Documento di convocazione”
2.2.1 Lauree Quinquennali, Lauree Specialistiche e Lauree Magistrali
SDID provvede alla stesura del “Documento di convocazione” (Allegato 4, VO-LS-LM) contenente:

• tipologia della laurea;
• data, ora e luogo;
• dati relativi al laureando:

• la sigla del corso di laurea;
• matricola;
• il nome del candidato ed il rispettivo relatore;
• ora presunta della discussione.

• i nomi dei relatori che compongono la commissione costituita almeno da 7 docenti per il VO e 5 per LM/LS;
• il nome del Presidente della commissione (designazione automatica se riveste il ruolo di Presidente del CCL, in alternativa, il relatore più anziano di ruolo presente in commissione);
• i nomi di eventuali membri ad integrazione nel caso in cui non venga raggiunto il numero stabilito. Questi ultimi vengono scelti da un “Registro delle presenze” (Allegato 5) predisposto da SDID all’inizio di ogni anno accademico, ed aggiornato di volta in volta in base alla registrazione delle presenze alle diverse sedute di Laurea.

Al termine della stesura del “Documento di convocazione” vengono fatte tante copie quanti sono i docenti che partecipano alla seduta ed inserite nelle loro caselle di posta presso le sedi del DEI o inoltrate via fax se esterni.
In assenza di eventuali modifiche da parte dei docenti interessati, SDID invia il “Documento di convocazione” per e-mail al Responsabile della SSTU di Ingegneria e al Responsabile del sito del DEI che provvederà all’inserimento nell’apposito spazio.

2.2.2 Lauree Triennali
SDID provvede alla stesura del “Documento preparatorio con i relatori” (Allegato 6, TR) contenente:

• tipologia della laurea;
• data-ora e luogo;
• dati relativi al laureando

• la sigla del corso di laurea;
• matricola
• il nome del candidato ed il rispettivo relatore.

 

SDID invia il “Documento preparatorio con i relatori” per e-mail al Responsabile della SSTU di Ingegneria.

SDID individua la commissione di laurea che sarà formata da un Presidente e da 4 Commissari.
Ogni Commissario esaminerà i laureandi assegnati da SDID valutandone con il relatore il lavoro svolto (Allegato 7 Documento di convocazione).

“Documento di convocazione”: vengono fatte tante copie quanti sono i docenti che partecipano alla seduta ed inserite nelle loro caselle di posta presso le sedi del DEI o inoltrate via fax se esterni.

SDID predispone una tabella con i dati dei laureandi, i dati vengono forniti dalla SSTU di Ingegneria. (Allegato 8 Documento prova finale).

Il giorno della discussione SDID predispone per ogni commissario una cartellina contenente:

• documento di convocazione;
• modulo per la Commissione preparatoria (commissario più relatore) per la valutazione della discussione per la prova finale (Allegato 9 Commissione preparatoria).

Alla fine delle discussioni ogni Commissario restituisce a SDID il modulo della Commissione preparatoria con il voto conseguito dai laureandi nella discussione. Il voto verrà inserito nella tabella per la determinazione del voto finale (Documento prova finale).

Il Presidente e i Commissari si riuniscono in segreteria (SDID) per firmare la documentazione di ogni laureando predisposta dalla SSTU di Ingegneria.

2.2.2.1. Proclamazione
SDID prepara una busta dove inserisce:

• il documento prova finale completo con il voto della discussione
• moduli di presenza dei laureandi alla seduta di laurea
• formula per la proclamazione del laureando.

Il giorno seguente SDID invia per posta elettronica ai relatori i voti della prova finale dei loro candidati.

3. Aggiornamento e definizione del “Documento di convocazione” e preparazione del plico della seduta di Laurea (VO-LS-LM)
La SSTU di Ingegneria predispone un plico contenente i fascicoli personali dei laureandi per ogni seduta di Laurea e ne dà comunicazione a SDID, che provvede al ritiro.
Dai fascicoli dei laureandi SDID estrae i dati per completare il “Documento di convocazione”.

Il plico viene integrato da SDID inserendo:

• tante copie del “Documento di convocazione”, che assume veste definitiva, quanti sono i componenti della commissione di Laurea;
• moduli di presenza dei laureandi alla seduta di laurea;
• formula per la proclamazione del laureando.

SDID provvede a recapitare il plico cosi predisposto al Presidente della seduta di laurea, previo precedenti accordi.

4. Aggiornamento registro delle presenze.
In seguito alla seduta di laurea SDID provvede ad aggiornare, sulla base delle effettive presenze, il registro delle presenze (membri ad integrazione, relatori, presidente). Archivia, presso il proprio ufficio:

• copia del Documento di convocazione,
• Documento prova finale,
• Moduli Commissione preparatoria.

Al termine della seduta di laurea il plico va restituito da SDID alla SSTU di Ingegneria.