Premessa
Il sito web di una istituzione rappresenta attualmente uno strumento irrinunciabile per fornire informazioni sui servizi disponibili, sulle attività svolte e sul personale responsabile delle diverse attività e per mettere a disposizione le informazioni di contatto e la modulistica di supporto. Il sito web costituisce anche uno strumento di lavoro per condividere documenti, diffondere notizie, ecc.
Il continuo aggiornamento e la sua buona organizzazione sono quindi aspetti cruciali affinché le informazioni aggiornate siano reperibili in maniera veloce e intuitiva. Il sito web del DEI è anche punto di accesso a diversi applicativi utilizzati in Dipartimento, riassunti nella tabella che segue.

Applicativi usati attraverso il sito web

 
Questo documento descrive le caratteristiche principali del sito web del DEI e definisce le modalità e le responsabilità per una sua corretta gestione, allo scopo di renderlo uno strumento ben organizzato sia da un punto di vista funzionale che di comunicazione, e di garantire che le informazioni in esso contenute siano aggiornate e accessibili in maniera rapida e intuitiva. Nel 2009, la Direzione ha deciso di investire un Webmaster della responsabilità di gestione del sito. Inoltre, riconoscendo l’importanza strategica di supporto alle attività e di immagine del dipartimento, alla Commissione Comunicazione, istituita nel 2008 in dipartimento, è stato dato, tra gli altri, il compito di dare indicazioni al Webmaster riguardo alla scelta e l’organizzazione logica dei contenuti nel sito.

1. Il sito web del DEI
1.1. Tecnologia
Il sito Web del DEI utilizza, a partire dal 2014, il CMS open-source DRUPAL. E' stato utilizzato fin dall'inizio il template conforme al manuale di identità visiva di ateneo. Le caratteristiche principali del CMS sono le seguenti:

• le pagine sono costituite dall'insieme di più contenuti che possono comparire in più parti del sito, evitando repliche;
• tutte le pagine hanno layout e struttura comuni, che garantisce uniformità estetica nel sito e leggibilità dei contenuti;
• sono presenti moduli per gestire automaticamente funzionalità aggiuntive: moduli contatti, news, bandi, schede gruppi di ricerca;
• il sito prevede una interfaccia di backend dove è possibile gestire i contenuti, organizzati in un albero di sezioni e pagine, e privilegi di accesso, in proprietà, modifica o sola lettura;
• area riservata con autenticazione SSO, sistema utilizzato in molti altri applicativi WEB di Ateneo;
• pagine delle persone (elenchi e schede personali) costruite dinamicamente reperendo le informazioni dai servizi di ateneo (per gli strutturati) oppure dal database locale GIGA;
• privilegi di accesso e di modifica ai contenuti basati su una tassonomia gerarchica (taxonomy access control).

Il backend permette la modifica dei contenuti partendo dalla navigazione del front-end oppure cercando il contenuto per tipo o per nome.

1.2. Gestione dei contenuti
In linea generale i contenuti del sito (così come tutte le risorse su rete in Ateneo) sono sottoposti alle condizioni di utilizzo del fornitore di connettività, il GARR (ogni utente che opera in rete al DEI ha letto approvato e sottoscritto il Regolamento, scaricabile dal sito nella pagina ‘Account’) e alle leggi della Repubblica Italiana per ciò che riguarda il merito dei contenuti come ad esempio il copyright, cui ognuno risponde ovviamente a titolo personale.
Per la gestione dei contenuti è stato scelto un paradigma (filosofia alla base del sito) caratterizzato da una “flessibilità controllata”. Infatti, pur essendo il sito sottoposto a controllo e monitoraggio da parte del Webmaster (si veda più avanti), alcune sezioni o pagine sono gestite direttamente dagli utenti che ne hanno titolo (ad esempio le pagine relative a un servizio specifico sono gestite dal referente di quel servizio; altro esempio, ogni utente gestisce le informazioni della propria anagrafica).
Considerata la numerosità e l’eterogeneità delle attività del Dipartimento è stato scelto questo paradigma in quanto consente un veloce aggiornamento delle informazioni presenti non richiedendo la centralizzazione delle modifiche che sarebbe stata lunga ed onerosa. Pur essendoci l’attività di supervisione da parte del webmaster, tuttavia, il paradigma adottato non impedisce la pubblicazione, da parte degli utenti autorizzati a pubblicare, di contenuti non conformi, sui quali il webmaster può intervenire, in maniera proattiva o su segnalazione, ma dei quali la responsabilità resta alla persona che ha pubblicato.
Tecnicamente ogni contenuto (pagina o sezione) è di proprietà di un utente, il quale ne gestisce nascita, mantenimento e cancellazione. Il mantenimento viene esercitato dal proprietario o da altri utenti tramite la gestione dei privilegi.
Normalmente il gestore dei contenuti è il Webmaster, sotto la supervisione della Commissione Comunicazione. Il Webmaster ha facoltà di cedere la proprietà di pagine o sezioni ad utenti sufficientemente abili nel gestirli.

1.3. Gestione dei privilegi
L'utenza è suddivisa per Qualifica, che rispecchia il ruolo in Dipartimento e le informazioni che possono essere gestite in maniera automatica tramite il sito. Gli utenti possono inoltre fare parte di Gruppi, anche trasversali alle qualifiche, in base alle loro attività specifiche (ad es., Segreteria Amministrativa, Segreteria Didattica, ecc.).
I privilegi generali per l'accesso e la gestione dei contenuti, pagine e sezioni, sono definiti attraverso l’individuazione della tipologia di utente (che riguarda l'aspetto tecnico di amministrazione del sito):

Utenti/privilegi

I privilegi di lettura e/o scrittura su un determinato vocabolo della tassonomia ad un gruppo di utenti. Lo stesso vocabolo della tassonomia viene poi assegnato al contenuto da proteggere.

1.4. Gestione della struttura
L’attuale struttura del sito è conforme alle indicazioni ricevute dalla Coordinamento Web di Ateneo che ha curato la pubblicazione del Sito di Ateneo nel 2012 e quelli dei dipartimenti a partire dall'anno successivo.

Descrizione struttura primaria (Sezioni Primarie)

1.5. Criteri per l’omogeneità di forma e/o contenuto
L’aspetto principale da considerare nell’inserire i contenuti è quello di privilegiare l’utilizzo di pagine minimizzando la proliferazione di sottoalberi e ramin non necessari, in modo da rendere l’albero del sito meno profondo e meno ramificato.
Per ciò che riguarda aspetti più estetici e funzionali ci si dovrà attenere ad una serie di principi generali, di base per il web design, di seguito riportati:

• utilizzare solo un tipo di font, con un solo colore (nero), e secondo la dimensione standard, evitando effetti flash;
• utilizzare solo dove strettamente necessario le formattazioni (grassetto, corsivo, ecc);
• rispettare la struttura dei contenuti prevista dal CMS in pagine strutturate con accordion;
• raggruppare e nominare contenuti omogenei in modo omogeneo (incoraggiare omogeneità delle pagine, uso di schede, ecc) tramite l'uso dell'accordion;
• non copiare contenuti da applicativi di ufficio, poiché questo in genere inserisce codice HMTL molto “sporco”; utilizzare un browser senza il plugin WYSIWYG;
• non duplicare le informazioni inserite, ma riferirle tramite opportuni link;
• non fornire contenuti la cui diffusione ufficiale sia di competenza di altri istituzioni, ma, eventualmente, pubblicizzarne la disponibilità tramite un link.
• durante l'inserimento scegliere con molta attenzione il titolo di un contenuto, specialmente per il tipo di contenuto FILE.

Al fine di ottenere il rispetto di questi principi generali da parte di tutti gli utenti che inseriscono o modificano contenuti nel sito web, il Webmaster, di concerto con la Commissione Comunicazione e con la Direzione, stabilisce una serie di direttive specifiche su come inserire il singolo contenuto, sull'ordine da mantenere nell'organizzazione dei contenuti, sulle convenzioni estetiche o d'uso degli strumenti automatici previsti dal CMS.

2. Webmaster
2.1. Compiti del Webmaster
Il Webmaster, incaricato dalla Direzione alla quale risponde direttamente, agisce da coordinatore e supervisore del sito web dipartimentale. La Commissione Comunicazione supervisiona e indirizza l’attività del Webmaster soprattutto per ciò che concerne la scelta e l’organizzazione logica dei contenuti del sito.
Al webmaster, pur nel rispetto della tipologia dello strumento alla base del sito web (dinamico) e della scelta di lasciare la maggior libertà possibile ai proprietari delle pagine relativamente ai contenuti, vengono affidati i seguenti compiti:

• gestire l’architettura dell'informazione, cioè l’organizzazione dell'intero sito e della struttura di navigazione;
• controllare e monitorare in generale l’omogeneità formale del sito;
• gestire l’assegnazione/revoca del controllo di pagine/sezioni a utenti o gruppi secondo appropriate modalità;
• inviare solleciti periodici ai referenti delle pagine per l’aggiornamento dei contenuti;
• gestire, di concerto con i responsabili dei servizi dipartimentali,le aree riservate del sito;
• intraprendere azioni correttive proattivamente o su segnalazione in caso di non conformità.

2.2. Comunicazioni al webmaster
Attraverso lo strumento Helpdesk possono essere inviate segnalazioni direttamente al Webmaster. L’utilizzo dell’Helpdesk permette la tracciabilità di segnalazioni e richieste garantendo all’utenza la certezza e l’imparzialità del servizio. Il webmaster si può avvalere della collaborazione di altri per aggiornamenti e/o modifiche riassegnando i ticket.
Le richieste/segnalazioni che si possono fare via Helpdesk sono le seguenti:

• richiesta conferimento privilegi di modifica su determinata pagina/sezione. Alla chiusura del Ticket, vengono ricordate le direttive e le responsabilità legate all’inserimento contenuti;
• richiesta inserimento contenuti generici;
• richiesta inserimento contenuti speciali (news, moduli contatti, ecc.);
• segnalazione circa inesattezze sui contenuti presenti sul web da correggere;
• suggerimento su inserimento di informazioni non ancora presenti (a completamento delle presenti oppure ex novo).

2.3. Richiesta di Inserimento contenuti
In caso di richiesta inserimento contenuti (da parte di persona che non possieda i privilegi necessari ad operare in autonomia o non sia in grado tecnicamente di farlo), via helpdesk va specificato:

• il tipo di contenuto
• il posizionamento suggerito nell'albero di navigazione
• chi deve poter accedere al contenuto (oppure eventuali restrizioni all'accesso)
• in quali posizioni del sito eventualmente si ritiene utile che il contenuto sia riferito
• Il testo del contenuto (titolo, abstract, corpo, ecc.) in un singolo file di testo o piu' file raccolti in un archivio ZIP (Il sistema di HELPDESK gestisce un solo allegato)

In nessun modo il webmaster potrà in luogo del richiedente produrre contenuti a partire da altri presenti nel sito web.

2.4. Strategia di mantenimento attualità contenuti
Il paradigma scelto per la gestione del sito può portare alla obsolescenza dei contenuti se i singoli curatori, nelle sezioni e pagine loro assegnate, non mantengono un adeguato aggiornamento.
Per questo il webmaster manda dei solleciti ai vari curatori affinché verifichino l’aggiornamento delle pagine a loro affidate. Il webmaster eventualmente (su segnalazione o all’occorrenza) può inviare solleciti anche in altre occasioni.

Per le schede della ricerca è stato stabilito dalla Commissione Comunicazione che il webmaster chiede aggiornamento biennale alle contact persons di ogni scheda, la mancata risposta corrisponde a una eliminazione della scheda per obsolescenza. Le schede di ricerca dovranno essere sintetiche (possibilmente in numero contenuto, cercando l'accorpamento delle linee di ricerca affini), complete in ogni parte ovvero rimandare per ogni aspetto mancante al sito di riferimento del gruppo.

3. Terminologia

Accordion: elemento visuale che permette di comprimere o espandere parte del contenuto di una pagina. Tramite il suo utilizzo sono moltissimi i contenuti che si possono inserire in una pagina
CMS: Content Management System, è un'applicazione web che permette, tramite l'utilizzo di un database, di gestire un sito web dinamico.
Client: nel paradigma informatico client/server è la parte che normalmente chiede un servizio e generalmente non possiede capacità evolute di elaborazione e archiviazione dati
Backend: è la parte di un applicativo che gestisce il funzionamento dell'interfaccia utente. In un CMS, il backend è la parte che gestisce l'organizzazione del sito, gli utenti, i privilegi, ecc. il frontend è invece il sito vero e proprio.
Frontend: in una applicazione è l'interfaccia utente
Tag: in ambito web è l'unità base di programmazione per il linguaggio ipertestuale (X)HMTL (ad esempio il tag < h1 > è utilizzato per marcare un titolo)
Tassonomia: elenco di termini organizzati secondo una semantica in maniera gerarchica